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Wie setzt man ein optimales “cross functional team setup” auf und wie schafft man ein effizientes Enabling? Lesen Sie im Folgenden unter anderem, wie ein perfekter Kick-Off gelingt.
Crossfunktionale Teams entsprechen einer interdisziplinären Zusammensetzung von Teammitgliedern, welche unterschiedliche Kompetenzen aus verschiedenen Fachrichtungen bzw. Expertengebieten mitbringen. Diese Struktur gehört zu den beliebtesten agilen Arbeitsmethoden, vorrangig im Bereich der Software- bzw. digitalen Produktentwicklung. Crossfunktionale Teams können die Effizienz von Projekten erheblich steigern und sorgen durch den vernetzten Einsatz von GeneralistInnen und SpezialistInnen für eine eigenverantwortliche Arbeitskultur.
Nehmen wir an, es startet ein neues Projekt im Bereich der digitalen Produktentwicklung. Dafür werden unterschiedliche Kompetenzen benötigt. Mitunter müssen Business AnalystInnennun adhoc mit Software EntwicklerInnen und UX/UI DesignerInnen Hand in Hand arbeiten. Häufig kennen sich die neuen Teammitglieder nicht einmal und treffen in dem Projektrahmen das erste Mal aufeinander.
Folgende Herausforderungen gilt es zu Beginn zu lösen:
Der letzte Punkt ist gerade in der Remote-Arbeit besonders herausfordernd. Deshalb haben wir, die Young Digitals, ein spezielles Workshopformat entwickelt. Es ermöglicht die Zusammenführung des Teams auch aus der Ferne – ohne die persönliche Präsenz in einem Büro.
Harmonie in der Projektgruppe ist die Grundlage für ein erfolgreiches Team-Setup. Vor allem für Teams, die noch nie zusammengearbeitet haben, ist das häufig die größte Herausforderung. Das gegenseitige Kennenlernen und der Aufbau eines Teamgefühls stehen dabei im Mittelpunkt der ersten Übung.
Das Aufeinandertreffen in der Realität ist nicht durch digitale Tools oder Methoden zu ersetzen, dennoch gibt es Wege den Zustand persönlicher Begegnung bestmöglich zu simulieren. Ein wesentlicher Baustein ist hier die Videokonferenz. Darüber hinaus bewährt sich die Einbindung von Fotos oder Avataren in digitalen Profilen sowie Tools. Grundsätzlich sollen die Teammitglieder trotz physischer Distanz ins Gespräch kommen und ein sozialer Austausch stattfinden. Wir nutzen dabei neben der Vorstellung des privaten und beruflichen Steckbriefs ausgewählte “Oder-Fragen” bei denen sich die Teammitglieder zwischen zwei Antwortmöglichkeiten entscheiden müssen. Dabei geht es weniger um die psychologische Auswertung, um Rückschlüsse auf den Charakter der Person zu erhalten, sondern vielmehr um die Möglichkeit des ungezwungenen Austausches. Die ein oder andere Randgeschichte fördert dabei den Austausch und bedient sowohl die soziale als auch kulturelle Seite des Kennenlernens.
Neben den sozialen Eigenschaften ist es zudem für jedes Teammitglied wichtig zu wissen, welchen Beitrag es im Projekt leisten kann. Aber auch was es von den jeweils anderen erwarten darf. Dazu müssen zunächst die Vision und die Anforderungen an das Projekt herausgestellt werden. Am besten erfolgt dies durch die Formulierung eines Vision-Statements und dem Aufzeigen der Kompetenzen, die zur Erreichung der Vision notwendig sind.
In unserem Beispiel stellen wir dies über die Kuchenstücke dar, sortiert in ihren jeweiligen Fachbereichen (Kategorien).
Sind die Vision und die Anforderungen für alle verständlich und nachvollziehbar dargelegt, kommen wir zu dem spannendsten Teil: der Zusammenführung von Teamkompetenzen und Projektanforderungen.Jedes Teammitglied hat nun die Möglichkeit sich entsprechend seiner Fähigkeiten und Kompetenzen auf dem virtuellen Kuchen zu verorten.
Nachdem bei der ersten Vorstellungsrunde die sozialen Aspekte im Mittelpunkt standen, wird nun der Fokus auf die fachlichen Eigenschaften gelegt. Jeder kann sich entsprechend der eigenen Wahrnehmung einordnen und mitteilen, worin man besonders gut ist, in welchen Bereichen man unterstützen kann. Ohne Scham darf hier im Übrigen auch gesagt werden, wo die eigenen Grenzen liegen. Die Teammitglieder erfahren somit mehr über die Stärken und Schwächen der anderen.
Während der Übung wird schnell klar, ob alle geforderten Kompetenzen durch das Team abgedeckt werden können oder nicht. Die Lücken auf der Grafik zeigen auf, in welchen Bereichen das Team erweitert werden sollte. Gibt es Bereiche mit mehreren (zu vielen) Teammitgliedern, kann die Gruppe entscheiden, ob jemand für das konkrete Projekt eine Rolle einnimmt, die aktuell noch unterbesetzt ist. Der Vorteil ist, dass mit diesem Schritt transparent gemacht wird, dass ein Teammitglied in der neuen Rolle nicht seine Kernkompetenzen ausspielen kann. Folglich steigt die Toleranz im gesamten Team, sollte diese Person einmal einen Fehler machen. Ein weiterer Vorteil der Darstellung ist die Verwendung für die interne Projektkommunikation, um das Team-Setup bekannt zu machen und auch um etwaige Lücken aufzuzeigen.
Für den Erfolg eines crossfunktionalen Teams ist die Teamkultur maßgeblich verantwortlich. Die Identifikation mit der Gruppe gilt aus gutem Grund als bedeutender Treiber der Effektivität und Produktivität. Wie stark identifizieren sich die Teammitglieder mit dem Projekt? Welchen Beitrag kann jedes Teammitglied persönlich leisten? Welchen Stellenwert hat die Kompetenz eines jeden Teammitglieds? Welche Wertschätzung erfährt ein Teammitglied durch das Team?
Die oben beschriebenen Übungen bilden die Grundlage für den Aufbau eines crossfunktionalen Team-Setups und die Entwicklung einer erfolgreichen Teamkultur. Neben der Vision und dem Projektziel sollte für jeden erkennbar sein, wieso er Teil des Teams ist, welchen Beitrag er leisten kann und was er von dem Team erwarten kann. Dieser Erkenntnisprozess zahlt auf die Identifikation mit dem Projekt aber auch dem Team ein und sorgt für die entsprechende Motivation. Diese sozialen und fachlichen Erkenntnisse gepaart mit einer spielerisch leichten Methode auf einem digitalen Whiteboard, sorgen im Übrigen auch „remote“ für einen perfekten Kick-Off.
