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Smardigo meets Young Digitals

smardigo meets Young Digitals
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Kompetenzen
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Kompetenzen

Die Absicht des Kooperationsprojektes 'YoDi meets smardigo' war es, eine für beide Seiten verwertbare Win-Win-Situation zu schaffen. Das Team der Young Digitals brachte dem Team smardigo (Teil der netgo Group) die Methode eines Remote Design Sprints näher (WIN). Hierbei erarbeitete das Projektteam Inhalte zur Bearbeitung, Evaluierung und Verwaltung von Initiativbewerbungen auf einem Miro Whiteboard, die anschließend in die individualisierte BPMN Software von smardigo eingepflegt wurden. Im Ergebnis entstand damit das maßgeschneiderte MVP eines automatisierten Prozesses für Young Digitals Consulting (WIN).

Dass wirksame Kollaborationen einen hohen Stellenwert in der Entwicklung neuer Kenntnisse und Fähigkeiten haben, ist kein Geheimnis. “Der Fortschritt lebt vom Austausch des Wissens.” sagte einst ein kluger Kopf, der mit seiner Behauptung bis heute Recht behalten sollte.  Aus diesem Grund schlossen sich Anfang 2021 das Team der Young Digitals mit dem Consultant-Team von smardigo zu einer Kooperation zusammen.


  

Young Digitals Consulting GmbH: eine Berliner Digitalberatung für Business & Innovation, Softwareentwicklung, Produktdesign und Teamcoaching, die Unternehmen bei der Digitalisierung hilft. Gemeinsam mit internen Teams setzen sie echte Innovationen um. Dabei lassen die Mitarbeiter der Kunden ihr Wissen mit einfließen und haben starken Einfluss auf das Ergebnis. Sie lernen on the job direkt von den Profis und erwerben auf einer steilen Lernkurveselbst nachhaltige Fähigkeiten. 


smardigo: Mit über 35 Jahren Erfahrung in der Softwareentwicklung und über 1 000 Kundenprojekten sind wir einer der führenden Anbieter für Softwarelösungen zur Automatisierung und Optimierung von hochkomplexen Geschäfts- und Verwaltungsprozessen. Wir unterstützen unsere Kunden ganzheitlich, beginnend bei der Beratung bis hin zur Einführung der zugeschnittenen Software- und/oder IT-Infrastruktur-Lösungen. Mehr Infos findet


Über das Projekt

Gegenstand des gemeinsamen Projektes war die Erarbeitung eines effizienten Prozesses zur Evaluierung und Bearbeitung von Initiativbewerbungen und die anschließende digitale Abbildung dessen mithilfe eines BPMN Editors. Außerdem stand ein mehrteiliger Test eines remote Design Thinking Formates als Erarbeitungsmethode und natürlich die eigentliche Entwicklung der Prozess-Software auf der Projektagenda. 

Die Aufgabenteilung 

Während zwei Smardigo Digitalisierungs-Consultants die Verantwortung für die Digitalisierung und Automatisierung des geplanten HR-Prozesses für Initiativbewerbungen bei den Young Digitals trugen, teilte das Team YoDi im Gegenzug Expertenwissen zur Methode des Process Design Sprints, das unmittelbar und ‘on the job’ zur Erarbeitung der Inhalte für die Prozessoptimierung von Smardigo genutzt werden konnte. Fernab von trockener Theorie und standardisierten Handlungsempfehlungen konnte das Smardigo Team also aktiv von der angewandten Methodik des YoDi-Teams profitieren. Diese half dem Projektteam auf der gesamten Sprintstrecke: von der Ermittlung des Problems, über die Darstellung des Ist- sowie des Soll-Prozesses, bis hin zur Auswertung des fertigen Prototypen. 

Die Sprint-Anforderungen

Für die Projektinitiatoren und -teilnehmer war es besonders wichtig, in den derzeit aktuellen Coronapandemiezeiten zu testen, ob und wie sich die Process Design Sprint Methode auch remote durchführen lässt. “Normalerweise führen wir innerhalb unserer Kundenprojekte Workshops immer persönlich vor Ort durch, da wir an die Stärke der Teamzusammenkunft glauben. Unter den besonderen Rahmenbedingungen durch die Pandemie war es unser Anspruch einen Remote-Workshop zu organisieren der die Teilnehmer in den Mittelpunkt stellt und die Bildschirm- Barriere verschwinden lässt.”, sagt Christian Schroers, Senior Innovation Consultant und Agile Coach bei Young Digitals.

Der Sprint sollte nicht nur remote und dezentral, sondern auch vor dem Hintergrund zeitlicher Ressourcenknappheit in einzelne Bestandteile gegliedert durchgeführt werden. Dies erforderte zum einen das selbstständige Arbeiten und Erledigen von gemeinsam festgelegten “Hausaufgaben” aller Teammitglieder und zum anderen die Möglichkeit der kollektiven Darstellung aller Ergebnisse im kollaborativen Whiteboard Tool Miro. Aufgrund anderer fortlaufender Kundenprojekte, in die sowohl die Young Digitals als auch die Smardigo MitarbeiterInnen eingebunden waren, wurden - anders als in einem “gewöhnlichen” Prozess Sprint - die einzelnen Arbeitsschritte in mehrere Meeting Sessions unterteilt. So kamen das sechsköpfige YoDi Team und das zweiköpfige Smardigo Team in regelmäßigen Abständen für insgesamt fünf Online-Sessions (davon ein Kick Off sowie eine Auswertung á ein bis drei Stunden) zusammen. Zwischen den Terminen lag dabei ein Zeitraum von jeweils ein bis zwei Wochen, in welchem die Projektbeteiligten ihre “Hausaufgaben” erledigten und das verwendete Miro-Board dazu mit individuellen Lösungsvorschlägen und eigenen Anregungen füllten.

Im Vergleich mit einer analogen Durchführung eines solchen Sprints, bei der sich alle Beteiligten oft mehrere Stunden und Tage im gleichen Raum aufhalten, brachten Dezentralität und andere Rahmenbedingungen einige neue Herausforderungen mit sich. 

Die Herausforderung

Die gemeinsam festgelegten Aufgaben mussten also von allen Teammitgliedern selbstständig und unter Einhaltung der zeitlichen Zielsetzung erledigt werden. Der Erarbeitung des Board-Inhaltes fehlte damit die Möglichkeit zu einem grundlegenden, unmittelbaren Austausch in der jeweiligen Aufgaben-Etappe, womit nicht zuletzt die soziale Komponente der Methode verloren ging.  Auch das Feedback zu den individuellen Ideen innerhalb der Arbeitsschritte konnte immer erst bei der ‘Abnahme’ der erarbeiteten Ergebnisse erfolgen - nicht währenddessen. Das Sprint Team aus ‘Yodis’ und ‘Smardigos’ bestritt diese Challenge dadurch, dass es einen Discord Channel für die In-Between-Kommunikation errichtete, der jederzeit von allen Mitgliedern genutzt werden konnte. 


Erste Schritte zur Status Quo Erarbeitung - abgebildet auf dem Miroboard.

Der Ablauf 

Nachdem zuerst ein Sprint Setup für die gemeinsame Zusammenarbeit entwickelt und anschließend in das vorbereitete Miro Board übertragen wurde, wurde der Process Sprint in 5 verschiedene Phasen unterteilt: 

Process Design Sprint ‘in a nutshell’ - Chronologischer Projektablauf mit 6 Etappen.

Im Kickoff Meeting folgte nach einer kreativen Vorstellungsrunde zunächst eine EInführung in die Methode und das Vorgehen in den nächsten Wochen. Anfängliche Fragen und Unsicherheiten wurden geklärt und beseitigt, sodass die Teilnehmer  beim ersten “richtigen” Sprint Termin direkt in die erste Phase der Inhaltserarbeitung, -einteilung und -evaluierung gehen konnten. Hauptfokus lag hier auf der Darstellung und Evaluierung des Status Quo. 

In den nächsten beiden Terminen, welche jeweils eine Woche auseinander lagen, wurden gemeinsam die drei durch den gesamten weiteren Prozess leitenden Sprintfragen aufgestellt, welchen im nächsten Schritt zahlreiche direkte und indirektee  Lösungsvorschläge zugeteilt wurden.

  1. Können wir die Qualität des Bewerbers ausreichend bewerten?
  2. Können wir den Eingang von Initiativbewerbungen  standardisieren und damit vereinfachen?
  3. Können wir dem Bewerber zeitnah eine Rückmeldung / Feedback geben?


Mit den erarbeiteten Ergebnissen wurde mit smardigo ein prototypischer MVP (Minimal Valiable Product) der Software konfiguriert, welcher anschließend durch Nutzertest bewertet und angepasst wurde. Die Erstellung des MVPs, die anschließende Vorstellung und die Evaluierung stellte einen wichtigen Meilenstein im Projekt dar.


Das Ergebnis

Die prototypische Version des digitalen Initiativbewerbungsprozesses wurde im Rahmen des Process Sprints sowohl methodisch als auch inhaltlich und technisch auf einem so hohen Qualitätsniveau erarbeitet, dass die daraus entstandene Software von den Young Digitals unmittelbar mit Inhalten befüllt und nach der Fertigstellung durch das Smardigo Team erfolgreich auf der Website implementiert werden konnte. Auch das Methodenwissen sowie die Fähigkeiten und Kenntnisse der Smardigo Power User zu Design Sprints konnten durch das gemeinsame Projekt gefördert werden.

Praktisch! Mit dem integrierten BPMN Editor kann der Prozess direkt abgebildet und durch die Software umgesetzt werden. So wird aus dem Prozess-Modell ein klickbares Mockup entwickelt. Bildquelle: smardigo.

“Es war sehr spannend, unsere Projektpartner dabei zu unterstützen, mittels unserer Software Plattform durch Low-Code Konfiguration - also ohne Hilfe von Entwicklern - eine “klickbares” Ergebnis zu erzeugen. Diesen praxisnahen Usecase abzubilden und damit einen unmittelbaren Nutzen für den HR Prozess zu erreichen, unterstreicht unsere Entwicklungs-Philosophie und belegt das Potential unserer Software smardigo”, bewertet Paul Zinke, Consultant Digitalisierung und Innovation bei smardigo. “Auch etwa unsere eigene HR Abteilung kann sich nun von diesem Prozess inspirieren lassen, was die vorteilhaften Perspektivwechsel dieses Projektes unterstreicht: Berater wurden zur Beratenden und umgekehrt.  

1. smardigo Umsetzung: Bildhafter Ablauf des Prozesses. Bildquelle: smardigo.

2. smardigo Umsetzung: Alle informationen von Bewerber bereits digital erfasst, verknüpft und im Workflow eingebunden (“Weitere Aktionen” Buttons rechts oben). Bildquelle: smardigo. 

Learnings

Dem Projekt können retrospektiv einige wertvolle Learnings entnommen werden, die einen besonderen Wert für die Zusammenarbeit darstellen. 

  • Synchronisation: über den Status Quo bzw. die Bedürfnisse und Wünsche beider Seiten ist unabdingbar und bildet die Voraussetzung für das Erreichen gemeinsamer Ziele. Lösungsansätze für gemeinsam eruierte Probleme konnten auf diese Weise im Team entwickelt und ausgearbeitet werden.
     
  • Zeitfenster: Um maximale Produktivität gewährleisten zu können, müssen Zeitfenster für die jeweiligen Sprint Termine fest vorausgeplant und zusätzlich mit Puffern versehen werden, sodass genügend Zeit für noch offene Fragen und Anmerkungen übrig bleibt.
  • Rollen und Verantwortung: Die Zuteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams (nach Expertise des jeweiligen Mitglieds) verhilft dem Projekt zu mehr Organisation. 
  • Angepasste Zeiteinteilung: Festgelegte Zeiten und Termine helfen zwar dabei, pünktlich und in vollständiger Runde zusammen zu finden, jedoch ist die individuelle Zeiteinteilung für die zu erledigenden Hausaufgaben (bei remote work) ebenso wichtig.
  • Denkschleifen: Ein gutes, kreatives Brainstorming sowie die strukturierte Sammlung verschiedener Ideen bedürfen oftmals der vollen Konzentration und setzen dabei womöglich einige Denkschleifen voraus. 
  • Reminder: Weil To Dos in vollen Terminkalendern schnell untergehen können, ist die Einrichtung eines Reminders für Remote Work daher sehr empfehlenswert.
  • Konzentration: Man sollte sich aktiv Zeit nehmen um Prozess aktiv zu gestalten. Das Nebenbei-arbeiten nagt an der Qualität der Ergebnisse. 
  • Agiles Vorgehen: Agiles Vorgehen, besonders die Möglichkeiten mit Low-Code helfen durch ihr “greifbares” Mockup die Prozesse besser zu verstehen. 
  • Methoden Kombination: Low-Code und Design Thinking ideale Ergänzung
  • Struktur: Je besser ein Workshop sturkuriert ist, desto besser kann man sich auf Problemlösung und den Innovationsprozess konzentrieren

Unser Fazit

Kollaborationen sind wertvoll - dem können wir nach dem gemeinsamen Projekt der Young Digitals und Smardigo natürlich auch weiterhin nur zustimmen. Der Austausch von Wissen, Erfahrungen und Ideen ist elementar für die Weiterentwicklung der eigenen Fähigkeiten, stärkt gleichzeitig aber auch die Teams als Ganzes. Methodisches Vorgehen sowie eine wertvolle Kommunikation 

Der Ausbruch in neue Perspektiven, mit dem für beide Partner ungewohnten Rollenwechsel, war sehr erfrischend und hat im stressigen Alltag große Freude bereitet. Außerdem konnte durch die geballte “Wissenspower” in sehr kurzer Zeit ein sehr fruchtbarer Transfer gelingen, der (zumindest) uns nachhaltig entwickelt hat. 

Miro: Individuelle Vorschläge für Prozesse. Auf dieser Basis konnten die wichtigsten Punkte für den gewünschten Initiativbewerbungsprozess herausgefiltert werden.


Ansprechpartner

Christian Schroers