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smardigo meets Young Digitals
Die Absicht des Kooperationsprojektes 'YoDi meets smardigo' war es, eine für beide Seiten verwertbare Win-Win-Situation zu schaffen. Das Team der Young Digitals brachte dem Team smardigo (Teil der netgo Group) die Methode eines Remote Design Sprints näher (WIN). Hierbei erarbeitete das Projektteam Inhalte zur Bearbeitung, Evaluierung und Verwaltung von Initiativbewerbungen auf einem Miro Whiteboard, die anschließend in die individualisierte BPMN Software von smardigo eingepflegt wurden. Im Ergebnis entstand damit das maßgeschneiderte MVP eines automatisierten Prozesses für Young Digitals Consulting (WIN).
Dass wirksame Kollaborationen einen hohen Stellenwert in der Entwicklung neuer Kenntnisse und Fähigkeiten haben, ist kein Geheimnis. “Der Fortschritt lebt vom Austausch des Wissens.” sagte einst ein kluger Kopf, der mit seiner Behauptung bis heute Recht behalten sollte. Aus diesem Grund schlossen sich Anfang 2021 das Team der Young Digitals mit dem Consultant-Team von smardigo zu einer Kooperation zusammen.
Young Digitals Consulting GmbH: eine Berliner Digitalberatung für Business & Innovation, Softwareentwicklung, Produktdesign und Teamcoaching, die Unternehmen bei der Digitalisierung hilft. Gemeinsam mit internen Teams setzen sie echte Innovationen um. Dabei lassen die Mitarbeiter der Kunden ihr Wissen mit einfließen und haben starken Einfluss auf das Ergebnis. Sie lernen on the job direkt von den Profis und erwerben auf einer steilen Lernkurveselbst nachhaltige Fähigkeiten.
smardigo: Mit über 35 Jahren Erfahrung in der Softwareentwicklung und über 1 000 Kundenprojekten sind wir einer der führenden Anbieter für Softwarelösungen zur Automatisierung und Optimierung von hochkomplexen Geschäfts- und Verwaltungsprozessen. Wir unterstützen unsere Kunden ganzheitlich, beginnend bei der Beratung bis hin zur Einführung der zugeschnittenen Software- und/oder IT-Infrastruktur-Lösungen. Mehr Infos findet
Gegenstand des gemeinsamen Projektes war die Erarbeitung eines effizienten Prozesses zur Evaluierung und Bearbeitung von Initiativbewerbungen und die anschließende digitale Abbildung dessen mithilfe eines BPMN Editors. Außerdem stand ein mehrteiliger Test eines remote Design Thinking Formates als Erarbeitungsmethode und natürlich die eigentliche Entwicklung der Prozess-Software auf der Projektagenda.
Während zwei Smardigo Digitalisierungs-Consultants die Verantwortung für die Digitalisierung und Automatisierung des geplanten HR-Prozesses für Initiativbewerbungen bei den Young Digitals trugen, teilte das Team YoDi im Gegenzug Expertenwissen zur Methode des Process Design Sprints, das unmittelbar und ‘on the job’ zur Erarbeitung der Inhalte für die Prozessoptimierung von Smardigo genutzt werden konnte. Fernab von trockener Theorie und standardisierten Handlungsempfehlungen konnte das Smardigo Team also aktiv von der angewandten Methodik des YoDi-Teams profitieren. Diese half dem Projektteam auf der gesamten Sprintstrecke: von der Ermittlung des Problems, über die Darstellung des Ist- sowie des Soll-Prozesses, bis hin zur Auswertung des fertigen Prototypen.
Für die Projektinitiatoren und -teilnehmer war es besonders wichtig, in den derzeit aktuellen Coronapandemiezeiten zu testen, ob und wie sich die Process Design Sprint Methode auch remote durchführen lässt. “Normalerweise führen wir innerhalb unserer Kundenprojekte Workshops immer persönlich vor Ort durch, da wir an die Stärke der Teamzusammenkunft glauben. Unter den besonderen Rahmenbedingungen durch die Pandemie war es unser Anspruch einen Remote-Workshop zu organisieren der die Teilnehmer in den Mittelpunkt stellt und die Bildschirm- Barriere verschwinden lässt.”, sagt Christian Schroers, Senior Innovation Consultant und Agile Coach bei Young Digitals.
Der Sprint sollte nicht nur remote und dezentral, sondern auch vor dem Hintergrund zeitlicher Ressourcenknappheit in einzelne Bestandteile gegliedert durchgeführt werden. Dies erforderte zum einen das selbstständige Arbeiten und Erledigen von gemeinsam festgelegten “Hausaufgaben” aller Teammitglieder und zum anderen die Möglichkeit der kollektiven Darstellung aller Ergebnisse im kollaborativen Whiteboard Tool Miro. Aufgrund anderer fortlaufender Kundenprojekte, in die sowohl die Young Digitals als auch die Smardigo MitarbeiterInnen eingebunden waren, wurden - anders als in einem “gewöhnlichen” Prozess Sprint - die einzelnen Arbeitsschritte in mehrere Meeting Sessions unterteilt. So kamen das sechsköpfige YoDi Team und das zweiköpfige Smardigo Team in regelmäßigen Abständen für insgesamt fünf Online-Sessions (davon ein Kick Off sowie eine Auswertung á ein bis drei Stunden) zusammen. Zwischen den Terminen lag dabei ein Zeitraum von jeweils ein bis zwei Wochen, in welchem die Projektbeteiligten ihre “Hausaufgaben” erledigten und das verwendete Miro-Board dazu mit individuellen Lösungsvorschlägen und eigenen Anregungen füllten.
Im Vergleich mit einer analogen Durchführung eines solchen Sprints, bei der sich alle Beteiligten oft mehrere Stunden und Tage im gleichen Raum aufhalten, brachten Dezentralität und andere Rahmenbedingungen einige neue Herausforderungen mit sich.
Die gemeinsam festgelegten Aufgaben mussten also von allen Teammitgliedern selbstständig und unter Einhaltung der zeitlichen Zielsetzung erledigt werden. Der Erarbeitung des Board-Inhaltes fehlte damit die Möglichkeit zu einem grundlegenden, unmittelbaren Austausch in der jeweiligen Aufgaben-Etappe, womit nicht zuletzt die soziale Komponente der Methode verloren ging. Auch das Feedback zu den individuellen Ideen innerhalb der Arbeitsschritte konnte immer erst bei der ‘Abnahme’ der erarbeiteten Ergebnisse erfolgen - nicht währenddessen. Das Sprint Team aus ‘Yodis’ und ‘Smardigos’ bestritt diese Challenge dadurch, dass es einen Discord Channel für die In-Between-Kommunikation errichtete, der jederzeit von allen Mitgliedern genutzt werden konnte.
Nachdem zuerst ein Sprint Setup für die gemeinsame Zusammenarbeit entwickelt und anschließend in das vorbereitete Miro Board übertragen wurde, wurde der Process Sprint in 5 verschiedene Phasen unterteilt:
Im Kickoff Meeting folgte nach einer kreativen Vorstellungsrunde zunächst eine EInführung in die Methode und das Vorgehen in den nächsten Wochen. Anfängliche Fragen und Unsicherheiten wurden geklärt und beseitigt, sodass die Teilnehmer beim ersten “richtigen” Sprint Termin direkt in die erste Phase der Inhaltserarbeitung, -einteilung und -evaluierung gehen konnten. Hauptfokus lag hier auf der Darstellung und Evaluierung des Status Quo.
In den nächsten beiden Terminen, welche jeweils eine Woche auseinander lagen, wurden gemeinsam die drei durch den gesamten weiteren Prozess leitenden Sprintfragen aufgestellt, welchen im nächsten Schritt zahlreiche direkte und indirektee Lösungsvorschläge zugeteilt wurden.
Mit den erarbeiteten Ergebnissen wurde mit smardigo ein prototypischer MVP (Minimal Valiable Product) der Software konfiguriert, welcher anschließend durch Nutzertest bewertet und angepasst wurde. Die Erstellung des MVPs, die anschließende Vorstellung und die Evaluierung stellte einen wichtigen Meilenstein im Projekt dar.
Die prototypische Version des digitalen Initiativbewerbungsprozesses wurde im Rahmen des Process Sprints sowohl methodisch als auch inhaltlich und technisch auf einem so hohen Qualitätsniveau erarbeitet, dass die daraus entstandene Software von den Young Digitals unmittelbar mit Inhalten befüllt und nach der Fertigstellung durch das Smardigo Team erfolgreich auf der Website implementiert werden konnte. Auch das Methodenwissen sowie die Fähigkeiten und Kenntnisse der Smardigo Power User zu Design Sprints konnten durch das gemeinsame Projekt gefördert werden.
“Es war sehr spannend, unsere Projektpartner dabei zu unterstützen, mittels unserer Software Plattform durch Low-Code Konfiguration - also ohne Hilfe von Entwicklern - eine “klickbares” Ergebnis zu erzeugen. Diesen praxisnahen Usecase abzubilden und damit einen unmittelbaren Nutzen für den HR Prozess zu erreichen, unterstreicht unsere Entwicklungs-Philosophie und belegt das Potential unserer Software smardigo”, bewertet Paul Zinke, Consultant Digitalisierung und Innovation bei smardigo. “Auch etwa unsere eigene HR Abteilung kann sich nun von diesem Prozess inspirieren lassen, was die vorteilhaften Perspektivwechsel dieses Projektes unterstreicht: Berater wurden zur Beratenden und umgekehrt.
Dem Projekt können retrospektiv einige wertvolle Learnings entnommen werden, die einen besonderen Wert für die Zusammenarbeit darstellen.
Kollaborationen sind wertvoll - dem können wir nach dem gemeinsamen Projekt der Young Digitals und Smardigo natürlich auch weiterhin nur zustimmen. Der Austausch von Wissen, Erfahrungen und Ideen ist elementar für die Weiterentwicklung der eigenen Fähigkeiten, stärkt gleichzeitig aber auch die Teams als Ganzes. Methodisches Vorgehen sowie eine wertvolle Kommunikation
Der Ausbruch in neue Perspektiven, mit dem für beide Partner ungewohnten Rollenwechsel, war sehr erfrischend und hat im stressigen Alltag große Freude bereitet. Außerdem konnte durch die geballte “Wissenspower” in sehr kurzer Zeit ein sehr fruchtbarer Transfer gelingen, der (zumindest) uns nachhaltig entwickelt hat.
